Hướng dẫn thủ tục cấp lại giấy phép lao động khi bị mất
Khi giấy phép lao động của người lao động nước ngoài bị thất lạc, doanh nghiệp cần nhanh chóng kiểm tra thời hạn còn lại để xác định thủ tục phù hợp. Trường hợp giấy phép vẫn còn hiệu lực, việc cấp lại giấy phép lao động bị mất được thực hiện theo hồ sơ và trình tự rút gọn. Theo Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Những điều kiện cần kiểm tra trước khi xin cấp lại
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát tình trạng của giấy phép lao động, thông tin của người lao động và xác định đúng trường hợp có thuộc diện cấp lại hay phải chuyển sang thủ tục cấp mới. Việc kiểm tra này giúp tránh tình trạng nộp sai hồ sơ hoặc mất thêm thời gian xử lý.
Thời hạn giấy phép và những lưu ý quan trọng
Giấy phép lao động phải còn thời hạn tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp lại. Nếu giấy phép đã hết hạn thì không thể áp dụng thủ tục cấp lại mà phải thực hiện thủ tục cấp mới.
Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thời hạn của giấy phép được cấp lại cũng không được tính lại từ đầu. Thời hạn mới được xác định bằng thời hạn của giấy phép cũ sau khi trừ đi khoảng thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện cấp lại. Nếu không chấp thuận, cơ quan giải quyết phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Những trường hợp được cấp lại và trường hợp phải làm thủ tục mới
Không phải mọi trường hợp giấy phép có thay đổi thông tin đều được giải quyết bằng thủ tục cấp lại. Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định phạm vi cấp lại tương đối cụ thể.
Khi nào người lao động được cấp lại giấy phép?
Theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động còn thời hạn được cấp lại khi bị mất hoặc bị hư hỏng đến mức không thể tiếp tục sử dụng.
Ngoài ra, việc cấp lại còn được áp dụng khi có thay đổi một số thông tin nhất định trên giấy phép, gồm họ và tên người lao động, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động trong trường hợp không thay đổi mã số định danh của doanh nghiệp.
Những thay đổi nằm ngoài phạm vi trên như thay đổi vị trí công việc, hình thức làm việc, chuyển sang người sử dụng lao động khác hoặc giấy phép đã hết hạn thì không thuộc trường hợp cấp lại. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Xác định người lao động có thuộc diện phải có giấy phép
Người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép lao động theo Điều 157 Bộ luật Lao động 2019, ngoại trừ những trường hợp được miễn theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Một số trường hợp miễn được tài liệu đề cập gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng, chuyên gia làm việc dưới 90 ngày trong một năm và người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO.
Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác tình trạng của người lao động trước khi thực hiện thủ tục cấp lại để tránh áp dụng sai quy định.
Cơ quan xử lý hồ sơ cấp lại giấy phép lao động
Từ ngày 07/8/2025, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động được tập trung về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại nơi người lao động dự kiến làm việc là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hồ sơ cấp lại thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể quyết định phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo khoản 2 Điều 4.
Hình thức nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức nộp hồ sơ, gồm nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, thực hiện thông qua ủy quyền hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công theo địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc, phù hợp với Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ đề nghị cấp lại khi giấy phép bị mất
Hồ sơ trong trường hợp giấy phép lao động bị mất được xây dựng theo hướng đơn giản hơn so với hồ sơ cấp mới. Theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chủ yếu chuẩn bị văn bản đề nghị và ảnh của người lao động.
Văn bản đề nghị theo Mẫu số 03
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP để đề nghị cấp lại giấy phép.
Tại Mục III “Đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động”, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng thủ tục và ghi rõ lý do cấp lại là giấy phép bị mất.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần kê khai lại quá trình đào tạo và quá trình làm việc tại Mục 3, Mục 4 vì các nội dung này chủ yếu phục vụ hồ sơ cấp giấy phép lần đầu.
Hai ảnh màu đúng quy định
Hồ sơ phải có 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, chụp chính diện, đầu để trần và không đeo kính.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP không quy định cụ thể thời hạn tối đa của ảnh. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng ảnh được chụp trong thời gian gần để bảo đảm hình ảnh nhận diện phù hợp với người lao động hiện tại.
Có cần nộp bản gốc giấy phép đã mất không?
Trường hợp giấy phép bị mất thì doanh nghiệp không thể nộp bản gốc và Điều 24 khoản 4 cũng không yêu cầu tài liệu này trong trường hợp bị mất.
Khác với trường hợp thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động, doanh nghiệp khi đó phải chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi và bản gốc giấy phép lao động còn thời hạn.
Trường hợp phát sinh giấy tờ do nước ngoài cấp
Nếu hồ sơ có tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, việc hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
Đối với trường hợp chỉ bị mất giấy phép lao động, hồ sơ thường chỉ gồm Mẫu số 03 và ảnh nên thông thường không phát sinh tài liệu nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động bị mất gồm Mẫu số 03 và 02 ảnh màu đúng quy cách.
Trình tự xử lý hồ sơ cấp lại giấy phép lao động
So với thủ tục cấp mới, quy trình cấp lại được thực hiện theo hướng đơn giản hơn và không phải trải qua bước xét duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Nộp hồ sơ đề nghị cấp lại
Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ rồi nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích, thông qua tổ chức hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ, theo ủy quyền hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Hồ sơ được gửi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền
Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và quy trình xử lý thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Việc chuyển hồ sơ được thực hiện theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nhận kết quả trong thời hạn 03 ngày làm việc
Kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 03 ngày làm việc để cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thời gian này ngắn hơn thời hạn giải quyết thủ tục cấp mới là 10 ngày làm việc theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phù hợp với tính chất đơn giản hơn của thủ tục cấp lại.
Khi nào hồ sơ bị từ chối?
Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ nguyên nhân từ chối.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP không quy định một thời hạn riêng đối với việc ban hành văn bản từ chối trong thủ tục cấp lại. Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi để kịp thời hoàn thiện hoặc xử lý hồ sơ theo yêu cầu.
Thời hạn của giấy phép được cấp lại được xác định thế nào?
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng giấy phép lao động được cấp lại không có thời hạn mới tính từ ngày cấp lại.
Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép trước đó sau khi trừ khoảng thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp lại.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thời điểm hết hạn của giấy phép ngay khi phát hiện bị mất để chủ động tính toán thời gian thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới tiếp theo, tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc hợp pháp của người lao động.
Phân biệt cấp lại, cấp mới và gia hạn giấy phép lao động
Việc lựa chọn đúng thủ tục có ảnh hưởng trực tiếp đến thành phần hồ sơ và thời gian giải quyết. Một số tình huống thường gặp có thể được đối chiếu như sau:
Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi xin cấp lại
Mặc dù thủ tục cấp lại có thành phần hồ sơ tương đối đơn giản, doanh nghiệp vẫn có thể gặp tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý nếu xác định sai điều kiện hoặc chuẩn bị thiếu thông tin.
Để giấy phép hết hạn mới thực hiện
Đây là lỗi dễ phát sinh khi doanh nghiệp không phát hiện kịp thời việc giấy phép bị mất. Nếu đến thời điểm nộp hồ sơ mà giấy phép cũ đã hết hạn thì trường hợp này không còn thuộc diện cấp lại theo Điều 23 mà phải chuyển sang thủ tục cấp mới, với hồ sơ chứng minh vị trí công việc đầy đủ hơn.
Chuẩn bị ảnh không đúng quy cách
Hồ sơ có thể thiếu hoặc không hợp lệ nếu không đủ 02 ảnh, ảnh sai kích thước 4cm x 6cm, nền không phải màu trắng, ảnh chụp không đúng tư thế hoặc người lao động vẫn đeo kính.
Các yêu cầu này được quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nhầm thủ tục cấp lại với cấp mới
Những thay đổi như đổi địa điểm làm việc, thay đổi vị trí công việc hoặc thay đổi người sử dụng lao động không thuộc phạm vi cấp lại theo Điều 23 khoản 2. Doanh nghiệp cần xác định đúng tình huống để thực hiện thủ tục cấp mới tương ứng.
Gửi hồ sơ không đúng nơi có thẩm quyền
Hồ sơ cần được xác định theo nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo quy định. Việc nộp hồ sơ tại nơi người lao động cư trú thay vì địa điểm của người sử dụng lao động có thể dẫn đến việc nộp sai đầu mối.
Không ghi rõ lý do cấp lại trong Mẫu số 03
Tại biểu mẫu, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do đề nghị cấp lại. Việc bỏ trống nội dung này có thể khiến hồ sơ thiếu thông tin cần thiết cho quá trình xem xét.
Dịch vụ luật sư hỗ trợ cấp lại giấy phép lao động tại Tư vấn Long Phan
Việc xử lý chậm có thể khiến giấy phép hết hạn trong thời gian chờ giải quyết, từ đó ảnh hưởng đến tình trạng làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài. Nội dung tài liệu cũng lưu ý rủi ro liên quan đến việc thu hồi giấy phép theo Điều 30 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc gồm:
Rà soát điều kiện cấp lại và kiểm tra thời hạn còn lại của giấy phép;
Soạn văn bản đề nghị theo Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
Kiểm tra, chuẩn hóa ảnh và giấy tờ kèm theo theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tình trạng giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Xử lý trường hợp hồ sơ bị từ chối, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để bổ sung và giải trình;
Tính toán thời hạn của giấy phép được cấp lại theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để doanh nghiệp chủ động kế hoạch tiếp theo.
Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.
Câu hỏi thường gặp về cấp lại giấy phép lao động bị mất
Phần dưới đây tổng hợp những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi giấy phép lao động của người nước ngoài bị thất lạc.
Giấy phép lao động bị mất nhưng đã hết hạn có được cấp lại không?
Không. Cấp lại chỉ áp dụng khi giấy phép vẫn còn thời hạn tại thời điểm nộp hồ sơ. Nếu giấy phép đã hết hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và chuẩn bị hồ sơ theo quy định đối với thủ tục này.
Mất giấy phép lao động có cần trình báo công an không?
Tài liệu nguồn chỉ nêu câu hỏi này và không cung cấp nội dung trả lời cụ thể. Do đó, chưa có cơ sở từ tài liệu để khẳng định doanh nghiệp có bắt buộc phải trình báo hay không.
Cấp lại giấy phép lao động bị mất mất bao lâu?
Theo Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giấy phép được cấp lại có thời hạn giống giấy phép cũ không?
Thời hạn không được tính lại từ đầu. Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép cấp lại bằng thời hạn giấy phép cũ trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến ngày đề nghị cấp lại.
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động nộp ở đâu?
Hồ sơ được nộp theo các phương thức được quy định, trong đó có nộp trực tiếp hoặc trực tuyến. Thẩm quyền giải quyết thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, với địa điểm và cơ chế tiếp nhận thực hiện theo quy định của địa phương.
Đổi địa điểm làm việc có được cấp lại giấy phép không?
Theo nội dung tài liệu, thay đổi địa điểm làm việc không thuộc các trường hợp cấp lại theo Điều 23. Tùy trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp mới tương ứng.
Người sử dụng lao động có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thì nộp hồ sơ tại đâu?
Nếu người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thẩm quyền cấp lại thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Tóm tắt nội dung chính
Thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất có thành phần hồ sơ tương đối gọn và được giải quyết trong thời hạn 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Điều kiện quan trọng cần kiểm tra trước tiên là giấy phép phải còn thời hạn tại thời điểm nộp hồ sơ; nếu đã hết hạn, doanh nghiệp phải chuyển sang thủ tục cấp mới. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị đúng Mẫu số 03, ảnh đúng quy cách và xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền để hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài.
Tư vấn Long Phan cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900 63 63 89 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Cấp Lại Giấy Phép Lao Động Bị Mất: Hướng Dẫn Thủ Tục Chi Tiết
>>>Xem thêm:
- Điều kiện sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam 2026
- Quy định và quy trình thành lập doanh nghiệp trong khu công nghiệp
Nhận xét
Đăng nhận xét