THỦ TỤC CẤP PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG XUẤT XƯỞNG XE CƠ GIỚI MỚI NHẤT
Tư vấn Long Phan nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới, đặc biệt sau những thay đổi về cơ quan quản lý và phương thức cấp Phiếu từ ngày 01/7/2026. Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng là tài liệu quan trọng đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước trước khi đưa ra thị trường và thực hiện đăng ký xe. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện, hồ sơ, trình tự thực hiện cũng như cách quản lý Phiếu để hạn chế sai sót pháp lý
Điều kiện để xe cơ giới được cấp Phiếu xuất xưởng
Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được cơ sở sản xuất lập riêng cho từng xe sau khi xe đã được kiểm tra chất lượng xuất xưởng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện chứng nhận theo quy định.
Một số vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:
Cơ sở sản xuất chỉ được lập Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng khi xe đã đạt yêu cầu kiểm tra xuất xưởng và Giấy chứng nhận kiểu loại vẫn còn hiệu lực.
Kể từ ngày 01/7/2026, Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được thực hiện dưới dạng bản in từ dữ liệu điện tử trên hệ thống dịch vụ công; phôi Phiếu giấy chỉ được sử dụng trong trường hợp bất khả kháng.
Cơ quan chứng nhận hiện là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam, thuộc Bộ Xây dựng.
Nếu doanh nghiệp lập hoặc cấp Phiếu không đúng quy định, Giấy chứng nhận kiểu loại của sản phẩm có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi hiệu lực.
Hình thức Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng từ 01/7/2026
Theo khoản 6 Điều 11 được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 42 Thông tư 45/2026/TT-BXD, từ ngày 01/7/2026, Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được thực hiện theo cơ chế điện tử.
Cụ thể, hệ thống dịch vụ công trực tuyến tạo lập bản điện tử dựa trên dữ liệu kiểm tra đạt yêu cầu do cơ sở sản xuất cung cấp. Sau đó, cơ sở sản xuất in Phiếu và đóng dấu để sử dụng cho xe. Mẫu Phiếu được thực hiện theo Phụ lục VII Thông tư 55/2024/TT-BGTVT và các nội dung sửa đổi, bổ sung hiện hành.
Khi nào được sử dụng Phiếu in trên phôi giấy?
Việc chuyển sang hình thức điện tử không đồng nghĩa với việc phôi Phiếu giấy bị loại bỏ hoàn toàn.
Theo khoản 6 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT sau sửa đổi, cơ sở sản xuất vẫn có thể được cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng trên phôi giấy nếu thuộc trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:
Trường hợp thông thường: Phiếu được in từ bản điện tử do hệ thống dịch vụ công trực tuyến tạo lập.
Trường hợp bất khả kháng: Có thể sử dụng Phiếu giấy in trên phôi theo cơ chế quản lý tương ứng.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng mọi sự cố kỹ thuật của hệ thống đều mặc nhiên được xem là trường hợp bất khả kháng. Việc sử dụng phôi giấy phải có căn cứ và được thực hiện đúng quy định về quản lý Phiếu.
Doanh nghiệp cần rà soát những nội dung nào?
Từ ngày 01/7/2026, cơ sở sản xuất, lắp ráp xe cơ giới cần điều chỉnh quy trình nội bộ để bảo đảm dữ liệu phục vụ việc lập Phiếu được chính xác và đầy đủ.
Các nội dung cần kiểm soát gồm:
Kết quả kiểm tra chất lượng của từng xe;
Kiểu loại xe đã được chứng nhận;
Số khung, số động cơ;
Ngày sản xuất và ngày xuất xưởng;
Dữ liệu được sử dụng để tạo lập Phiếu;
Việc in và đóng dấu Phiếu sau khi hệ thống tạo bản điện tử;
Quy trình quản lý phôi Phiếu trong trường hợp bất khả kháng.
Như vậy, doanh nghiệp cần chuyển từ cách quản lý phôi Phiếu giấy theo phương thức thông thường trước đây sang quy trình lập Phiếu từ dữ liệu điện tử theo quy định mới.
Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận kiểu loại xe cơ giới
Trước khi lập Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cho từng xe, kiểu loại xe phải được hoàn tất thủ tục chứng nhận chất lượng. Vì vậy, cơ sở sản xuất cần chuẩn bị hồ sơ chứng nhận kiểu loại đầy đủ theo quy định.
Thành phần tài liệu đăng ký chứng nhận kiểu loại
Theo Điều 5 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 40 Thông tư 45/2026/TT-BXD, hồ sơ chứng nhận chất lượng kiểu loại xe gồm các tài liệu chủ yếu sau:
Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận kiểu loại theo mẫu. Nội dung kê khai cần bảo đảm chính xác, thống nhất với bản thông tin xe, hồ sơ thử nghiệm và tài liệu COP;
Bản thông tin xe;
Báo cáo thử nghiệm an toàn xe;
Báo cáo thử nghiệm khí thải;
Báo cáo thử nghiệm mức tiêu thụ năng lượng nếu thuộc trường hợp phải công khai;
Danh mục phụ tùng sử dụng trong sản xuất, lắp ráp;
Tài liệu chứng nhận đối với các phụ tùng thuộc diện kiểm soát;
Ảnh chụp tổng thể xe;
Thông tin về số khung và số động cơ;
Hồ sơ và kết quả đánh giá COP.
Đối với trường hợp được thừa nhận hoặc mở rộng thừa nhận kết quả thử nghiệm, doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu thay thế báo cáo thử nghiệm khí thải hoặc báo cáo về mức tiêu thụ năng lượng nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được sử dụng làm căn cứ phục vụ đăng ký xe cơ giới.
Yêu cầu về quy chuẩn kỹ thuật đối với xe và phụ tùng
Xe cơ giới và các phụ tùng liên quan phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng. Các yêu cầu có thể liên quan đến an toàn kỹ thuật, bảo vệ môi trường, khí thải, mức tiêu thụ năng lượng cũng như yêu cầu kỹ thuật đối với bộ phận, phụ tùng thuộc diện kiểm soát.
Các phương thức nộp hồ sơ
Cơ sở sản xuất có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ chứng nhận kiểu loại:
Nộp trực tiếp tại Cơ quan chứng nhận;
Gửi hồ sơ thông qua hệ thống bưu chính;
Nộp hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
Việc trả Giấy chứng nhận kiểu loại cũng được thực hiện theo phương thức tương ứng với cách thức tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 5 và điểm đ khoản 3 Điều 8 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đồng thời hồ sơ kỹ thuật, kết quả thử nghiệm, tài liệu về phụ tùng và hồ sơ COP ngay từ giai đoạn đăng ký chứng nhận kiểu loại. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải bổ sung, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và xuất xưởng xe.
Các bước thực hiện cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng
Việc cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cho từng xe không chỉ bắt đầu ở thời điểm xe hoàn thiện. Trước đó, kiểu loại xe phải trải qua quá trình thử nghiệm, đánh giá bảo đảm chất lượng sản xuất và chứng nhận kiểu loại. Sau khi đáp ứng các điều kiện cần thiết, cơ sở sản xuất mới tiến hành kiểm tra từng xe và lập Phiếu theo Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT.
Trình tự cơ bản gồm:
Có thể khái quát quy trình theo chuỗi: thử nghiệm → đánh giá COP → chứng nhận kiểu loại → kiểm tra từng xe → lập Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.
Quản lý hồ sơ và dữ liệu xe sau khi xuất xưởng
Sau khi Phiếu được cấp, cơ sở sản xuất vẫn có trách nhiệm quản lý hồ sơ của từng xe và truyền dữ liệu xe xuất xưởng theo quy định. Việc này nhằm phục vụ công tác kiểm soát chất lượng, đăng ký xe và truy xuất nguồn gốc.
Hồ sơ cần lưu giữ cho từng xe
Theo khoản 6, khoản 7 và khoản 8 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, hồ sơ của từng xe xuất xưởng bao gồm:
Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng;
Bản chà số khung, số động cơ;
Các tài liệu liên quan tùy từng trường hợp.
Việc quản lý và sử dụng phôi Phiếu trong trường hợp bất khả kháng được thực hiện dựa trên cơ chế phân loại cơ sở sản xuất và mức độ giám sát tương ứng.
Truyền thông tin xe xuất xưởng lên hệ thống
Theo khoản 9 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, cơ sở sản xuất phải truyền dữ liệu xe xuất xưởng lên hệ thống phần mềm do Cục Đăng kiểm Việt Nam quản lý.
Các thông tin chủ yếu gồm:
Kiểu loại xe;
Số khung, số động cơ;
Số sê-ri Phiếu;
Ngày xuất xưởng;
Năm sản xuất;
Ngày cấp Phiếu.
Thông tin được truyền có vai trò phục vụ chứng nhận chất lượng và được chia sẻ với cơ quan quản lý có liên quan theo quy định.
Xử lý trong trường hợp Phiếu bị thất lạc
Nếu Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng bị mất, cơ sở sản xuất phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định để Cơ quan chứng nhận phối hợp xử lý và cấp Phiếu thay thế. Nội dung này được quy định tại khoản 10 Điều 11 và khoản 3 Điều 22 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 48 Thông tư 45/2026/TT-BXD.
Giá trị của Phiếu xuất xưởng trong quá trình đăng ký xe
Đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước, Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cùng với dữ liệu về nguồn gốc và chất lượng xe là một trong những căn cứ phục vụ thủ tục đăng ký xe.
Theo Điều 42 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, xe cơ giới tham gia giao thông phải được đăng ký và gắn biển số theo quy định. Trình tự đăng ký xe hiện được thực hiện theo Thông tư 79/2024/TT-BCA, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 13/2025/TT-BCA và Thông tư 51/2025/TT-BCA.
Cần lưu ý rằng việc cấp Phiếu xuất xưởng và việc đăng ký xe là hai thủ tục khác nhau. Cơ sở sản xuất chịu trách nhiệm cấp Phiếu, trong khi cơ quan công an sử dụng thông tin về nguồn gốc, chất lượng xe để giải quyết thủ tục đăng ký xe.
Khi nào Giấy chứng nhận kiểu loại có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi?
Việc không tuân thủ quy định trong quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng hoặc cấp Phiếu xuất xưởng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểu loại sản phẩm.
Các trường hợp có thể bị đình chỉ
Theo Điều 12 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, Giấy chứng nhận kiểu loại có thể bị đình chỉ nếu cơ sở sản xuất thuộc một trong các trường hợp:
Không duy trì điều kiện bảo đảm chất lượng theo quy định;
Không thực hiện đúng quy trình kiểm tra xuất xưởng;
Cấp Phiếu không phù hợp với kiểu loại đã được chứng nhận;
Để sản phẩm xuất xưởng không đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật;
Thuộc trường hợp có thông báo của cơ quan quản lý liên quan đến chất lượng hoặc hoạt động sản xuất.
Ngoài ra, từ ngày 01/7/2026, Điều 43 Thông tư 45/2026/TT-BXD bổ sung trường hợp thông tin về mức tiêu thụ năng lượng thể hiện trên nhãn không phù hợp với nội dung đã được chứng nhận.
Những trường hợp có thể bị thu hồi
Theo Điều 13 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, Giấy chứng nhận kiểu loại có thể bị thu hồi trong một số trường hợp như:
Hồ sơ chứng nhận có nội dung giả mạo;
Sản phẩm không còn phù hợp với kiểu loại đã được chứng nhận;
Cơ sở sản xuất không khắc phục vi phạm trong thời gian bị đình chỉ;
Cơ sở sản xuất chấm dứt hoạt động thuộc trường hợp pháp luật quy định;
Các trường hợp thu hồi khác theo quy định.
Hệ quả đối với việc xuất xưởng xe
Khi Giấy chứng nhận kiểu loại bị đình chỉ, cơ sở sản xuất có thể bị tạm dừng cấp phôi Phiếu, không được xuất xưởng hoặc cấp Phiếu cho các sản phẩm thuộc kiểu loại vi phạm.
Cơ sở sản xuất đồng thời phải khắc phục vi phạm trong thời hạn luật định và có thể phải áp dụng phương thức kiểm tra xuất xưởng với mức độ giám sát cao hơn từ Cơ quan chứng nhận.
Do đó, việc duy trì điều kiện sản xuất, kiểm soát chất lượng và thực hiện đúng quy trình lập, quản lý Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng có ý nghĩa trực tiếp đối với khả năng tiếp tục đưa xe ra thị trường.
Dịch vụ luật sư tư vấn thủ tục cấp Phiếu xuất xưởng xe cơ giới
Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe cơ giới trong quá trình thực hiện chứng nhận kiểu loại và cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng. Phạm vi hỗ trợ bao gồm việc rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, hỗ trợ làm việc với cơ quan có thẩm quyền và kiểm tra quy trình quản lý Phiếu.
Phạm vi dịch vụ gồm:
Tư vấn điều kiện pháp lý đối với hoạt động sản xuất, lắp ráp từng loại xe cơ giới;
Rà soát điều kiện chứng nhận chất lượng đối với kiểu loại xe dự kiến sản xuất, lắp ráp;
Xác định quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các yêu cầu kỹ thuật áp dụng đối với xe, linh kiện, phụ tùng;
Rà soát hồ sơ thử nghiệm mẫu điển hình và các báo cáo thử nghiệm liên quan;
Tư vấn, chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đăng ký chứng nhận kiểu loại;
Rà soát điều kiện, tài liệu và quy trình phục vụ đánh giá COP tại cơ sở sản xuất;
Tư vấn phương án khắc phục trong trường hợp kết quả đánh giá COP chưa đạt yêu cầu;
Đại diện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với Cơ quan chứng nhận, Cục Đăng kiểm Việt Nam trong quá trình giải quyết hồ sơ;
Theo dõi tiến độ, thời hạn và hỗ trợ xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ trong thủ tục cấp Giấy chứng nhận kiểu loại;
Rà soát quy trình kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với từng xe;
Xây dựng, chuẩn hóa quy trình lập và quản lý Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng từ dữ liệu điện tử;
Kiểm tra quy trình truyền dữ liệu xe xuất xưởng lên hệ thống của Cục Đăng kiểm Việt Nam;
Tư vấn thủ tục chứng nhận bổ sung, mở rộng hoặc cấp lại Giấy chứng nhận kiểu loại khi sản phẩm có thay đổi hoặc Giấy chứng nhận hết hiệu lực;
Rà soát hồ sơ và tư vấn phương án xử lý khi doanh nghiệp có nguy cơ bị đình chỉ hoặc thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại;
Soạn thảo văn bản giải trình, kiến nghị và hồ sơ khắc phục theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
Nhận ủy quyền thực hiện hoặc phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính trong phạm vi pháp luật cho phép.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc có thể gửi hồ sơ qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá khả năng thực hiện.
Giải đáp một số câu hỏi về thủ tục cấp Phiếu xuất xưởng
Dưới đây là các vấn đề thường được doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện chứng nhận kiểu loại và cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với xe cơ giới sản xuất, lắp ráp trong nước.
1. Doanh nghiệp mới sản xuất, lắp ráp xe cơ giới cần thực hiện chứng nhận kiểu loại trong thời gian bao lâu?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chứng nhận kiểu loại trước khi tiến hành cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cho từng xe.
2. Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng có phải do cơ quan nhà nước cấp không?
Phiếu được cơ sở sản xuất lập và cấp cho từng xe sau khi xe đáp ứng yêu cầu kiểm tra xuất xưởng và các điều kiện chứng nhận liên quan.
3. Từ thời điểm nào Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được thực hiện theo hình thức điện tử?
Từ ngày 01/7/2026, Phiếu được lập từ dữ liệu điện tử trên hệ thống dịch vụ công và được in ra để cơ sở sản xuất đóng dấu theo quy định.
4. Giấy chứng nhận kiểu loại xe cơ giới có thời hạn bao lâu?
Giấy chứng nhận kiểu loại có hiệu lực 36 tháng kể từ ngày cấp, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện duy trì hiệu lực.
5. Doanh nghiệp cấp Phiếu xuất xưởng sai quy định có thể bị xử lý thế nào?
Việc cấp Phiếu không đúng quy định có thể dẫn đến đình chỉ hoặc thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại, đồng thời ảnh hưởng đến hoạt động xuất xưởng đối với kiểu loại vi phạm.
6. Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng có vai trò gì khi đăng ký xe?
Phiếu cùng dữ liệu về nguồn gốc và chất lượng xe là một trong những căn cứ phục vụ thủ tục đăng ký đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước.
Tóm tắt nội dung chính
Từ ngày 01/7/2026, việc cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng xe cơ giới có những thay đổi đáng chú ý, đặc biệt là việc chuyển sang cơ chế Phiếu được in từ dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp cần chủ động rà soát hồ sơ chứng nhận kiểu loại, quy trình đánh giá COP, kiểm tra từng xe và việc quản lý, truyền dữ liệu xuất xưởng để bảo đảm tuân thủ quy định. Việc thực hiện không đúng có thể ảnh hưởng đến hiệu lực Giấy chứng nhận kiểu loại và hoạt động xuất xưởng xe.
Tư vấn Long Phan cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900 63 63 89 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới chi tiết
>>>Xem thêm: Cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu ô tô
Nhận xét
Đăng nhận xét