Thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất cho người lao động nước ngoài
Việc cấp lại giấy phép lao động bị mất cần được doanh nghiệp thực hiện sớm để bảo đảm người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trường hợp giấy phép vẫn còn thời hạn, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại với thành phần hồ sơ tương đối đơn giản. Tư vấn Long Phan cung cấp hướng dẫn về điều kiện, hồ sơ, nơi nộp và trình tự thực hiện theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi xử lý thủ tục.
Điều kiện cấp lại giấy phép lao động khi bị mất
Doanh nghiệp trước hết cần kiểm tra tình trạng và thời hạn của giấy phép lao động trước khi chuẩn bị hồ sơ. Đây là điều kiện quan trọng để xác định người lao động có thuộc trường hợp được cấp lại hay phải thực hiện thủ tục cấp mới.
Theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động còn thời hạn được cấp lại trong trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng đến mức không còn sử dụng được. Ngoài ra, việc cấp lại còn được áp dụng đối với một số trường hợp có thay đổi thông tin được ghi trên giấy phép.
Các trường hợp thay đổi có thể thuộc diện cấp lại gồm:
Thay đổi họ và tên của người lao động nước ngoài;
Thay đổi quốc tịch;
Thay đổi số hộ chiếu;
Thay đổi tên người sử dụng lao động nhưng không làm thay đổi mã số định danh của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu giấy phép đã hết thời hạn thì không còn thuộc trường hợp cấp lại. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tương tự, các trường hợp thay đổi vị trí công việc, hình thức làm việc hoặc chuyển sang người sử dụng lao động khác không thuộc phạm vi cấp lại theo Điều 23 mà phải thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định.
Người sử dụng lao động cũng cần xác định người lao động nước ngoài có thuộc đối tượng phải có giấy phép lao động hay không. Theo Điều 157 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Một số trường hợp miễn gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng, chuyên gia làm việc dưới 90 ngày trong một năm và người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo WTO.
Người sử dụng lao động thực hiện nộp hồ sơ cấp lại giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền.
Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động
Từ ngày 07/8/2025, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động được tập trung tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc là cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp lại giấy phép lao động.
Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hồ sơ cấp lại được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể quyết định phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền.
Về phương thức nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức:
Nộp trực tiếp;
Nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích;
Thuê doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện;
Nộp thông qua hình thức ủy quyền;
Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc theo quy định tại Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động bị mất
So với thủ tục cấp mới, hồ sơ cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp bị mất được quy định theo hướng đơn giản hơn. Theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ chủ yếu sau:
Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 03
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 tại Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP để đề nghị cấp lại giấy phép lao động.
Trong biểu mẫu, doanh nghiệp cần lựa chọn và thể hiện rõ nội dung đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động. Đối với trường hợp giấy phép bị mất, lý do đề nghị cấp lại phải được ghi cụ thể là bị mất.
Doanh nghiệp không phải kê khai lại quá trình đào tạo và quá trình làm việc tại Mục 3, Mục 4 của mẫu trong trường hợp cấp lại do mất giấy phép, bởi những nội dung này phục vụ cho trường hợp cấp giấy phép lao động lần đầu.
Hai ảnh màu của người lao động nước ngoài
Hồ sơ cần có 02 ảnh màu theo đúng quy cách quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Ảnh phải đáp ứng các yêu cầu:
Kích thước 4cm x 6cm;
Phông nền màu trắng;
Người lao động nhìn thẳng;
Đầu để trần;
Không đeo kính.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP không quy định cụ thể thời hạn tối đa kể từ ngày chụp ảnh. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng ảnh mới và phản ánh đúng diện mạo hiện tại của người lao động để thuận lợi trong quá trình giải quyết hồ sơ.
Không phải nộp lại bản gốc giấy phép lao động đã mất
Do giấy phép lao động đã bị mất nên doanh nghiệp không thể nộp bản gốc giấy phép cũ. Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cũng không yêu cầu nộp giấy phép còn thời hạn trong trường hợp đề nghị cấp lại do bị mất.
Đối với trường hợp cấp lại vì thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động, hồ sơ có thể phát sinh thêm tài liệu chứng minh nội dung thay đổi và bản gốc giấy phép lao động còn thời hạn theo quy định.
Hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ do nước ngoài cấp
Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp sử dụng trong hồ sơ cấp lại giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp thuộc diện được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
Đối với trường hợp chỉ đơn thuần bị mất giấy phép lao động, thành phần hồ sơ chủ yếu là văn bản đề nghị và ảnh nên thông thường không phát sinh tài liệu nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự. Yêu cầu này có thể được đặt ra trong các trường hợp cấp lại do thay đổi quốc tịch hoặc số hộ chiếu và doanh nghiệp phải xuất trình giấy tờ nước ngoài để chứng minh.
Trình tự thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất
Thủ tục cấp lại giấy phép lao động được thực hiện theo trình tự tương đối ngắn gọn. Theo Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và gửi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện, nộp theo hình thức ủy quyền hoặc thực hiện trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Hồ sơ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền
Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện việc chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Việc chuyển và xử lý hồ sơ được thực hiện theo quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Bước 3: Nhận kết quả cấp lại giấy phép lao động
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thời hạn 03 ngày làm việc này được quy định tại khoản 3 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và ngắn hơn thời hạn giải quyết thủ tục cấp mới là 10 ngày làm việc theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện cấp lại, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Nghị định 219/2025/NĐ-CP không quy định một thời hạn riêng đối với việc ban hành văn bản từ chối cấp lại, do đó doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
Giấy phép lao động được cấp lại với thời hạn theo thời gian còn lại của giấy phép cũ.
Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc cấp lại không làm phát sinh một thời hạn giấy phép mới được tính lại từ đầu.
Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại được xác định bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trước đó, sau khi trừ đi khoảng thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.
Vì vậy, ngay sau khi được cấp lại, doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn còn lại của giấy phép để chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện thủ tục tiếp theo nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài.
Phân biệt cấp lại, cấp mới và gia hạn giấy phép lao động
Không phải mọi trường hợp giấy phép lao động có vấn đề đều được giải quyết bằng thủ tục cấp lại. Việc xác định đúng thủ tục giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ và hạn chế việc phải thực hiện lại từ đầu.
Những lỗi doanh nghiệp cần tránh khi xin cấp lại giấy phép lao động
Mặc dù hồ sơ cấp lại giấy phép lao động do bị mất tương đối đơn giản, doanh nghiệp vẫn có thể gặp phải tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết nếu chuẩn bị không chính xác.
Nộp hồ sơ khi giấy phép đã hết hạn
Đây là vấn đề cần được kiểm tra đầu tiên. Nếu doanh nghiệp phát hiện giấy phép bị mất quá muộn và đến thời điểm nộp hồ sơ giấy phép đã hết hạn thì trường hợp này không còn thuộc diện cấp lại theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới và chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của thủ tục này.
Chuẩn bị ảnh không đúng quy định
Ảnh trong hồ sơ phải đáp ứng đúng kích thước 4cm x 6cm, nền trắng và các yêu cầu về tư thế, trang phục theo quy định. Việc nộp thiếu ảnh hoặc sử dụng ảnh sai quy cách có thể khiến hồ sơ chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Xác định sai trường hợp cấp lại
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc mất giấy phép và những thay đổi khác liên quan đến quá trình làm việc của người lao động.
Các trường hợp như thay đổi địa điểm làm việc, vị trí công việc, hình thức làm việc hoặc chuyển sang người sử dụng lao động khác không mặc nhiên được giải quyết bằng thủ tục cấp lại. Doanh nghiệp cần đối chiếu với Điều 20 và Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để xác định thủ tục phù hợp.
Nộp hồ sơ không đúng cơ quan
Cơ quan có thẩm quyền được xác định theo nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo Điều 4 khoản 1 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, không phải căn cứ vào nơi người lao động nước ngoài cư trú.
Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng thẩm quyền trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian điều chỉnh hoặc thực hiện lại thủ tục.
Không ghi rõ lý do cấp lại trong Mẫu số 03
Khi đề nghị cấp lại do bị mất, doanh nghiệp cần ghi cụ thể lý do cấp lại trong phần dành cho trường hợp cấp lại giấy phép lao động của Mẫu số 03.
Việc bỏ trống hoặc ghi không rõ lý do có thể khiến hồ sơ thiếu thông tin cần thiết phục vụ quá trình xem xét của cơ quan có thẩm quyền.
Dịch vụ luật sư hỗ trợ cấp lại giấy phép lao động tại Tư vấn Long Phan
Trong quá trình xử lý giấy phép lao động bị mất, việc kiểm tra thời hạn, xác định đúng trường hợp cấp lại và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ phát sinh thủ tục khác. Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục này, gồm:
Rà soát điều kiện và kiểm tra thời hạn còn lại của giấy phép lao động trước thời điểm nộp hồ sơ;
Soạn thảo văn bản đề nghị cấp lại theo Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
Kiểm tra ảnh và các giấy tờ trong hồ sơ theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi quá trình giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Hỗ trợ xử lý trường hợp hồ sơ bị từ chối, cần bổ sung hoặc giải trình;
Kiểm tra và tính toán thời hạn của giấy phép được cấp lại theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để doanh nghiệp chủ động kế hoạch thực hiện thủ tục tiếp theo.
Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.
Tóm tắt nội dung chính
Tư vấn Long Phan cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900 63 63 89 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Cấp Lại Giấy Phép Lao Động Bị Mất: Hướng Dẫn Thủ Tục Chi Tiết
>>>Xem thêm:
- Điều kiện và thủ tục thành lập công ty giáo dục mầm non hiện nay
- Hoàn thiện hồ sơ xin cấp lại giấy phép cho thuê lao động cùng chuyên gia Tư vấn Long Phan
Nhận xét
Đăng nhận xét