HỒ SƠ KIẾN THỨC AN TOÀN THỰC PHẨM: THỜI HẠN VÀ CÁCH QUẢN LÝ
Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm là vấn đề doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc làm việc với cơ quan thanh tra. Hiện nay, tại nhiều lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế và Bộ Công Thương, cơ chế quản lý đã chuyển từ việc định kỳ xin cấp giấy xác nhận sang tập huấn, đánh giá, xác nhận và lưu hồ sơ tại cơ sở. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng quy định áp dụng để tránh chuẩn bị giấy tờ theo cơ chế đã thay đổi.
Một số vấn đề pháp lý cần lưu ý:
Theo cơ chế trước đây, Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm từng được xác định có giá trị trong 01 năm.
Hiện nay, nhiều nhóm cơ sở không còn thực hiện thủ tục gia hạn giấy theo cách cũ mà chuyển sang tự tổ chức tập huấn, đánh giá và xác nhận.
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm có hiệu lực 03 năm.
Đối với cơ chế đánh giá được áp dụng trong một số lĩnh vực, bài kiểm tra có thể gồm 30 câu trong thời gian 45 phút.
Thiếu hồ sơ chứng minh việc tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm có thể làm cơ sở không đáp ứng điều kiện thẩm định hoặc phát sinh trách nhiệm xử phạt.
Thay đổi phương thức xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm tại doanh nghiệp
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm không nên tiếp tục mặc định rằng chủ cơ sở và toàn bộ người trực tiếp sản xuất, kinh doanh đều phải đăng ký tham gia kỳ kiểm tra tập trung để được cơ quan nhà nước cấp giấy xác nhận.
Trong nhiều lĩnh vực, trọng tâm pháp lý hiện nay đã chuyển sang trách nhiệm của chủ cơ sở trong việc tổ chức đào tạo và chứng minh người lao động có kiến thức cần thiết về an toàn thực phẩm.
Cách thức quản lý trước đây: kiểm tra và cấp giấy bởi cơ quan có thẩm quyền
Theo cơ chế trước đây, chủ cơ sở cùng người trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến hoặc kinh doanh thực phẩm phải tham dự kiểm tra kiến thức về an toàn thực phẩm.
Nếu đạt yêu cầu, người tham gia được cấp Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức về an toàn vệ sinh thực phẩm.
Mục 11 Công văn số 5845/BCT-KHCN năm 2013 từng xác định giấy xác nhận này có thời hạn 01 năm kể từ ngày cấp. Vì vậy, doanh nghiệp phải theo dõi ngày hết hiệu lực để thực hiện lại thủ tục khi cần thiết.
Đây là phương thức quản lý mang tính tiền kiểm, cơ quan quản lý nhà nước tham gia trực tiếp vào quá trình đánh giá kiến thức của nhân sự trước khi xác nhận.
Qua quá trình cải cách thủ tục hành chính, cách thức này đã được điều chỉnh đối với nhiều nhóm ngành nhằm giảm thủ tục cho cơ sở kinh doanh.
Phương thức hiện hành: cơ sở tổ chức tập huấn và chịu trách nhiệm về hồ sơ
Đối với nhiều cơ sở thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế và Bộ Công Thương, yêu cầu quan trọng hiện nay không còn tập trung vào việc xin cấp lại Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm theo định kỳ.
Thay vào đó, cơ sở phải tổ chức tập huấn, thực hiện việc đánh giá và lưu giữ hồ sơ chứng minh người trực tiếp sản xuất, kinh doanh hoặc chế biến thực phẩm đã được trang bị kiến thức phù hợp.
Có thể phân biệt hai cơ chế như sau:
Đối với lĩnh vực thuộc Bộ Y tế, người trực tiếp sản xuất, kinh doanh và chế biến thức ăn phải được tập huấn kiến thức về an toàn thực phẩm và được chủ cơ sở xác nhận theo Khoản 2 Điều 4 và Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 67/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP.
Đối với lĩnh vực thuộc Bộ Công Thương, Điểm đ Khoản 1 Điều 24a Nghị định số 77/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2020/NĐ-CP quy định giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức về an toàn thực phẩm của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm do chủ cơ sở xác nhận.
Trách nhiệm quản trị của cơ sở kinh doanh thực phẩm
Việc chuyển sang cơ chế tự tổ chức tập huấn giúp doanh nghiệp giảm một số thủ tục bên ngoài nhưng đồng thời làm tăng trách nhiệm quản lý hồ sơ nội bộ.
Khi cơ quan chuyên ngành tiến hành thẩm định hoặc thanh tra, cơ sở cần chứng minh được người đang trực tiếp làm việc đã được đào tạo phù hợp.
Doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:
Không tiếp tục phụ thuộc vào việc đăng ký kỳ thi tập trung nếu ngành nghề đã áp dụng cơ chế tự xác nhận.
Lập và thường xuyên cập nhật danh sách người trực tiếp sản xuất, chế biến, bảo quản hoặc kinh doanh thực phẩm.
Bổ sung hồ sơ khi tuyển người lao động mới hoặc thay đổi vị trí công việc.
Lưu tài liệu tập huấn, bài đánh giá, biên bản, danh sách và xác nhận của chủ cơ sở.
Đối chiếu định kỳ giữa hồ sơ tập huấn và nhân sự thực tế.
Chỉ lưu giấy khám sức khỏe mà không có tài liệu chứng minh đã tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm chưa thể hiện đầy đủ điều kiện của nhân sự.
Cải cách thủ tục xác nhận kiến thức ATTP theo từng lĩnh vực quản lý
Sự thay đổi về thủ tục hành chính làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp chứng minh điều kiện kiến thức an toàn thực phẩm.
Đối với các cơ sở thuộc Bộ Y tế hoặc Bộ Công Thương, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ chế tự xác nhận thay vì tìm kiếm thủ tục cấp giấy theo cách thức trước đây.
Quy định áp dụng đối với nhóm thuộc Bộ Y tế
Cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm và kinh doanh dịch vụ ăn uống thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế phải bảo đảm người trực tiếp sản xuất, kinh doanh hoặc chế biến thực phẩm đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm.
Việc xác nhận do chủ cơ sở thực hiện.
Nghĩa vụ này được quy định tại Khoản 2 Điều 4 và Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 67/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP.
Do đó, cơ sở phải có tài liệu chứng minh cụ thể thay vì chỉ giải trình rằng người lao động đã được phổ biến kiến thức.
Đặc biệt đối với nhà hàng, quán ăn và bếp ăn tập thể, hồ sơ nên được kiểm soát ngay khi tiếp nhận nhân viên mới. Việc bố trí người lao động vào khu vực chế biến trong khi chưa hoàn thiện hồ sơ tập huấn có thể phát sinh rủi ro trong quá trình thẩm định.
Yêu cầu đối với cơ sở thuộc phạm vi Bộ Công Thương
Đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, phương thức quản lý cũng đã chuyển theo hướng chủ cơ sở chịu trách nhiệm xác nhận việc tập huấn cho người trực tiếp tham gia sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm.
Căn cứ Điểm đ Khoản 1 Điều 24a Nghị định số 77/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2020/NĐ-CP, giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm phải có xác nhận của chủ cơ sở.
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo bộ câu hỏi do Bộ Công Thương ban hành để xây dựng cơ chế kiểm tra nội bộ.
Hai vấn đề mà bộ phận pháp chế và nhân sự cần đặc biệt chú ý gồm:
Không tiếp tục thực hiện thủ tục xin cơ quan nhà nước cấp giấy nếu trường hợp đó đã được chuyển sang cơ chế chủ cơ sở tự xác nhận.
Chủ cơ sở phải chịu trách nhiệm về quá trình tập huấn, đánh giá, xác nhận và lưu trữ tài liệu của từng người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm.
Hồ sơ cần được lập theo đúng từng địa điểm, nhóm công việc và từng thời điểm phát sinh nhân sự. Việc sử dụng lại danh sách cũ mà không cập nhật thực tế có thể khiến cơ sở không chứng minh được điều kiện an toàn thực phẩm khi kiểm tra.
Cách xử lý giấy xác nhận ATTP đã được cấp theo quy định trước đây
Doanh nghiệp không nhất thiết phải loại bỏ Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm đã được cấp trước khi cơ chế quản lý thay đổi.
Tuy nhiên, giấy cũ chỉ nên được xem là một tài liệu trong hồ sơ lịch sử, không nên trở thành căn cứ duy nhất để chứng minh người đang làm việc hiện tại đã được tập huấn.
Giấy xác nhận kiến thức ATTP cũ còn ý nghĩa pháp lý không?
Các quy định được đề cập trong tài liệu nguồn không ghi nhận việc cấm doanh nghiệp tiếp tục lưu hoặc sử dụng giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm đã được cấp trước đây.
Do đó, tài liệu cũ vẫn có thể được dùng để chứng minh quá trình tuân thủ của cơ sở ở giai đoạn trước.
Tuy nhiên, nguồn tài liệu cũng không ghi nhận quy định chuyển tiếp riêng dành cho loại giấy xác nhận này.
Vì vậy, khi giấy cũ đã hết thời hạn hoặc cơ sở có thay đổi nhân sự, cách xử lý phù hợp là thực hiện tập huấn và lập hồ sơ tự xác nhận theo cơ chế đang áp dụng.
Cơ sở có thể giữ lại giấy trước đây như tài liệu bổ trợ, đồng thời lập danh sách tập huấn mới để hồ sơ vừa thể hiện quá trình lịch sử vừa phản ánh đúng nhân sự thực tế.
Mối quan hệ với Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP
Khoản 1 Điều 37 Luật An toàn thực phẩm 2010 quy định Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm có hiệu lực 03 năm.
Trong thời gian giấy chứng nhận còn hiệu lực, cơ sở vẫn phải duy trì các điều kiện về nhân sự và hồ sơ tương ứng.
Đối với phạm vi Bộ Y tế, Giấy chứng nhận đã được cấp trước thời điểm cơ chế mới có hiệu lực được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy theo Khoản 5 Điều 6 Nghị định số 67/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP.
Đối với lĩnh vực thuộc Bộ Công Thương, cơ sở có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm còn hiệu lực được tiếp tục hoạt động đến hết thời hạn ghi trên giấy. Trường hợp giấy không thể hiện thời hạn, thời gian áp dụng được xác định là 03 năm kể từ ngày ký theo Mục 1 Công văn số 5845/BCT-KHCN năm 2013.
Xử lý hồ sơ cũ khi có hoạt động thanh tra
Khi cơ quan chuyên ngành thực hiện kiểm tra, doanh nghiệp nên tách hồ sơ lịch sử khỏi hồ sơ phản ánh nhân sự hiện tại.
Một số tình huống thường gặp gồm:
Nhân viên cũ và giấy phép cơ sở vẫn còn hiệu lực: Có thể sử dụng giấy xác nhận cũ để chứng minh hồ sơ đã được thẩm định trong giai đoạn trước.
Phát sinh người lao động mới: Cần tổ chức tập huấn và bổ sung xác nhận riêng cho nhân sự mới.
Giấy xác nhận trước đây đã hết thời hạn: Không nhất thiết phải quay lại thủ tục gia hạn cũ nếu lĩnh vực đã chuyển sang cơ chế tự xác nhận.
Hồ sơ cũ không thống nhất: Cơ sở nên lập lại danh sách nhân sự đang trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm và hoàn thiện tài liệu tập huấn tương ứng.
Yếu tố quan trọng nhất khi thanh tra không phải doanh nghiệp còn lưu giấy cũ hay không mà là có chứng minh được năng lực và tình trạng tập huấn của người đang trực tiếp làm việc tại thời điểm kiểm tra hay không.
Cách chứng minh kiến thức ATTP của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh
Một giấy xác nhận riêng lẻ không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh toàn bộ quá trình đào tạo nhân sự.
Hồ sơ quản lý tốt nên phản ánh được các giai đoạn từ tổ chức tập huấn, kiểm tra kiến thức, xác nhận kết quả đến lưu trữ.
Các bước tổ chức đánh giá kiến thức ATTP tại doanh nghiệp
Đối với lĩnh vực thuộc Bộ Công Thương, doanh nghiệp có thể tham khảo bộ câu hỏi của cơ quan quản lý để thiết kế bài đánh giá.
Theo Điều 1 và Điều 2 Quyết định số 1390/QĐ-BCT năm 2020, bài kiểm tra tham chiếu gồm 30 câu trong thời gian 45 phút.
Quy trình nội bộ có thể triển khai như sau:
Bước 1: Xác định người phải được tập huấn
Lập danh sách chủ cơ sở và những người trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến, bảo quản, bán hàng hoặc tiếp xúc với thực phẩm.
Bước 2: Tổ chức tập huấn
Nội dung đào tạo cần phù hợp với đặc điểm sản phẩm, quy trình chế biến, bảo quản, vệ sinh cá nhân và nguy cơ gây ô nhiễm thực phẩm tại cơ sở.
Bước 3: Đánh giá kiến thức
Cơ sở có thể tổ chức bài kiểm tra sau tập huấn và tham khảo cấu trúc 30 câu trong 45 phút nếu phù hợp với lĩnh vực quản lý.
Bước 4: Lập danh sách xác nhận
Sau khi hoàn thành việc đánh giá, chủ cơ sở ký xác nhận những người đã được tập huấn và đáp ứng yêu cầu.
Bước 5: Lưu giữ hồ sơ
Tài liệu phải được bảo quản tại cơ sở và sẵn sàng cung cấp trong quá trình xin cấp giấy phép, tái thẩm định hoặc thanh tra.
Những tài liệu cần có trong hồ sơ nhân sự ATTP
Hồ sơ phải phản ánh đúng người thực tế đang làm việc tại cơ sở.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu gồm:
Danh sách người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm đã tham gia tập huấn, có xác nhận của chủ cơ sở.
Giáo trình hoặc tài liệu đào tạo về vệ sinh cá nhân, bảo quản, chế biến, điều kiện an toàn thực phẩm và phòng ngừa nguy cơ ô nhiễm.
Phiếu kiểm tra hoặc tài liệu thể hiện kết quả đánh giá sau tập huấn.
Biên bản tập huấn ghi nhận ngày thực hiện, thành phần tham dự và người phụ trách.
Hồ sơ bổ sung đối với nhân sự mới tham gia chế biến, bảo quản, đóng gói, bán hàng hoặc tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm.
Đối với cơ sở thuộc Bộ Y tế, Điểm c Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 67/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP yêu cầu danh sách người sản xuất thực phẩm, kinh doanh dịch vụ ăn uống đã được tập huấn phải có chữ ký xác nhận của chủ cơ sở.
Đối với nhóm thuộc Bộ Công Thương, Điểm đ Khoản 1 Điều 24a Nghị định số 77/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2020/NĐ-CP quy định giấy xác nhận tập huấn của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm có xác nhận của chủ cơ sở.
Quản lý và cập nhật hồ sơ đào tạo ATTP trong hoạt động F&B
Hồ sơ kiến thức an toàn thực phẩm cần được xem là nhóm tài liệu phải cập nhật trong suốt thời gian vận hành chứ không phải lập một lần rồi sử dụng cố định.
Ngành nhà hàng, thực phẩm và đồ uống thường có biến động nhân sự cao. Vì vậy, danh sách tập huấn có thể nhanh chóng không còn phù hợp nếu cơ sở không có cơ chế kiểm tra thường xuyên.
Lưu hồ sơ riêng cho từng địa điểm kinh doanh
Mỗi cơ sở hoặc chi nhánh nên có một bộ tài liệu đào tạo phù hợp với nhân sự thực tế tại địa điểm đó.
Việc dùng chung một danh sách cho nhiều cơ sở có thể tạo khó khăn khi đoàn kiểm tra đối chiếu nhân sự đang làm việc tại từng nơi.
Đối với cơ sở thuộc Bộ Y tế, danh sách người sản xuất thực phẩm và kinh doanh dịch vụ ăn uống đã được tập huấn phải có chữ ký xác nhận của chủ cơ sở theo Điểm c Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 67/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP.
Đối với cơ sở thuộc Bộ Công Thương, hồ sơ của người trực tiếp sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải có xác nhận của chủ cơ sở theo Điểm đ Khoản 1 Điều 24a Nghị định số 77/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ tập huấn không thể được thay thế bằng giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe chứng minh tình trạng sức khỏe của người lao động nhưng không chứng minh kiến thức chuyên môn về an toàn thực phẩm.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu giấy khám sức khỏe cùng các tài liệu sau:
Danh sách người đã được tập huấn.
Giáo trình hoặc nội dung đào tạo.
Biên bản tổ chức tập huấn.
Bài kiểm tra hoặc phiếu đánh giá.
Hồ sơ cập nhật khi có nhân viên mới.
Nếu chỉ có giấy khám sức khỏe nhưng không có tài liệu đào tạo, cơ sở vẫn có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi thẩm định hoặc thanh tra.
Cập nhật hồ sơ ngay khi nhân sự thay đổi
Khi tuyển dụng người mới, điều chuyển nhân viên hoặc hình thành thêm bộ phận trực tiếp tiếp xúc với thực phẩm, doanh nghiệp cần xem xét ngay việc tập huấn và cập nhật hồ sơ.
Quy trình kiểm soát nên bao gồm:
Kiểm tra điều kiện hồ sơ của nhân viên trước khi bố trí vào khu vực chế biến hoặc sản xuất.
Tổ chức tập huấn bổ sung đối với người mới.
Cập nhật người lao động vào danh sách xác nhận tại cơ sở.
Định kỳ so sánh danh sách tập huấn với bảng chấm công và nhân sự thực tế.
Lưu lại từng phiên bản hồ sơ sau mỗi lần cập nhật.
Cách quản lý này giúp doanh nghiệp chứng minh được quá trình tuân thủ và giảm tình trạng hồ sơ trên giấy khác với nhân sự thực tế.
Quy định về xác nhận kiến thức ATTP đối với lĩnh vực nông, lâm, thủy sản
Không phải mọi lĩnh vực thực phẩm đều áp dụng giống nhau.
Cơ sở sản xuất, sơ chế, chế biến hoặc kinh doanh sản phẩm nông, lâm, thủy sản cần xác định riêng các quy định chuyên ngành trước khi áp dụng cơ chế tự xác nhận.
Thẩm quyền cấp giấy xác nhận trong lĩnh vực nông nghiệp
Theo Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 38/2018/TT-BNNPTNT, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cũng là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm.
Việc xác nhận được thực hiện thông qua quá trình kiểm tra kiến thức.
Khoản 5 Điều 18 Thông tư số 38/2018/TT-BNNPTNT quy định bài kiểm tra theo hình thức trắc nghiệm gồm 30 câu trong thời gian 45 phút.
Đây là điểm khác biệt cần chú ý so với nhóm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực đã chuyển sang tự tổ chức tập huấn và xác nhận.
Những người có thể được miễn cấp giấy xác nhận kiến thức ATTP
Không phải tất cả người trực tiếp sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm nông, lâm, thủy sản đều bắt buộc phải xin giấy xác nhận.
Khoản 3 Điều 18 Thông tư số 38/2018/TT-BNNPTNT quy định trường hợp có bằng chuyên môn phù hợp từ trình độ trung cấp trở lên và chương trình đào tạo có nội dung về an toàn thực phẩm có thể thuộc trường hợp được miễn.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Chủ cơ sở hoặc người trực tiếp sản xuất, kinh doanh phải thực hiện xác nhận kiến thức nếu không thuộc diện miễn.
Người có bằng cấp chuyên môn phù hợp có thể được xem xét miễn theo quy định.
Cơ sở nên lưu bản sao bằng cấp và tài liệu thể hiện chương trình đào tạo có nội dung về an toàn thực phẩm để chứng minh căn cứ miễn.
Nếu không có tài liệu chứng minh, việc viện dẫn trường hợp miễn có thể gặp khó khăn khi làm việc với cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp kinh doanh nhiều nhóm thực phẩm cần phân loại thế nào?
Doanh nghiệp hoạt động đồng thời ở nhiều khâu như sản xuất, phân phối, chế biến và bán lẻ cần xác định chính xác từng nhóm sản phẩm thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nào.
Một doanh nghiệp có thể đồng thời phát sinh nghĩa vụ liên quan đến Bộ Y tế, Bộ Công Thương và cơ quan quản lý lĩnh vực nông, lâm, thủy sản.
Do đó, cần rà soát theo:
Từng loại sản phẩm.
Công đoạn sản xuất hoặc kinh doanh.
Địa điểm hoạt động.
Cơ quan quản lý chuyên ngành.
Hồ sơ kiến thức ATTP tương ứng với từng nhóm nhân sự.
Việc phân loại không đúng có thể dẫn đến thiếu loại giấy bắt buộc hoặc chuẩn bị những tài liệu không thực sự cần thiết.
Luật sư rà soát và hoàn thiện hồ sơ ATTP tại Tư vấn Long Phan
Hồ sơ về an toàn thực phẩm không chỉ phục vụ một lần xin giấy phép mà còn là tài liệu chứng minh việc doanh nghiệp duy trì điều kiện trong quá trình hoạt động.
Tư vấn Long Phan hỗ trợ rà soát hồ sơ nhân sự, xác định đúng cơ chế quản lý áp dụng và hoàn thiện các tài liệu cần thiết nhằm hạn chế rủi ro khi cơ sở được thẩm định hoặc thanh tra.
Kiểm tra hồ sơ nhân sự và điều kiện xin Giấy chứng nhận ATTP
Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời nhiều nhóm tài liệu gồm hồ sơ người lao động, giấy khám sức khỏe, tài liệu tập huấn và danh sách xác nhận kiến thức.
Tư vấn Long Phan thực hiện các công việc đã được xác định trong phạm vi bài viết gồm:
Rà soát hồ sơ nhân sự ATTP theo từng địa điểm và từng nhóm người lao động.
Kiểm tra danh sách người trực tiếp sản xuất, kinh doanh đã được tập huấn và đối chiếu với nhân sự thực tế.
Rà soát sự thống nhất giữa giấy khám sức khỏe, hồ sơ tập huấn, hợp đồng lao động và vị trí công việc.
Chuẩn hóa danh sách tập huấn, biên bản phổ biến kiến thức, phiếu đánh giá và giấy xác nhận của chủ cơ sở.
Tư vấn xác định phạm vi quản lý giữa Bộ Y tế, Bộ Công Thương và lĩnh vực nông, lâm, thủy sản.
Quá trình kiểm tra giúp doanh nghiệp nhận diện những tài liệu còn thiếu trước khi nộp hồ sơ hoặc trước khi đoàn thanh tra thực hiện kiểm tra.
Luật sư hỗ trợ giải trình khi cơ sở bị thanh tra ATTP
Khi phát sinh hoạt động thanh tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần giải trình bằng tài liệu cụ thể.
Một số trường hợp thường có rủi ro gồm hồ sơ nhân sự mới chưa hoàn chỉnh, giấy tờ cũ hết thời hạn hoặc danh sách tập huấn không thống nhất với người đang làm việc.
Tư vấn Long Phan hỗ trợ:
Đánh giá rủi ro pháp lý của hồ sơ tập huấn đang được lưu tại cơ sở.
Chuẩn bị tài liệu giải trình về cơ chế tự xác nhận và giá trị của giấy đã được cấp trước đây.
Hoàn thiện hồ sơ cho người lao động mới.
Đại diện làm việc với cơ quan quản lý để trình bày căn cứ áp dụng.
Tư vấn phản hồi nội dung biên bản khi doanh nghiệp bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Đề xuất phương án khắc phục đối với vi phạm hành chính nhằm hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Việc chuẩn bị hồ sơ giải trình từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi có yêu cầu kiểm tra.
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp F&B
Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ca làm việc và số lượng người lao động thường xuyên biến động, hồ sơ kiến thức ATTP cần được quản lý theo một quy trình thống nhất.
Tư vấn Long Phan hỗ trợ các nội dung:
Xây dựng quy trình tập huấn đối với người trực tiếp sản xuất, chế biến, bảo quản, kinh doanh hoặc tiếp xúc với thực phẩm.
Thiết lập dữ liệu hồ sơ theo từng cơ sở và từng nhóm vị trí việc làm.
Hướng dẫn bộ phận pháp chế, hành chính và nhân sự kiểm tra tài liệu trước khi thanh tra, tái thẩm định hoặc mở thêm chi nhánh.
Cập nhật thay đổi về thủ tục để hạn chế việc tiếp tục sử dụng biểu mẫu không còn phù hợp.
Thẩm định pháp lý Due Diligence đối với hệ thống Giấy chứng nhận ATTP và hồ sơ nhân sự khi thực hiện M&A chuỗi nhà hàng, bếp ăn hoặc cơ sở sản xuất thực phẩm.
Hệ thống quản lý hồ sơ phù hợp giúp doanh nghiệp chứng minh điều kiện nhân sự ở từng thời điểm và hạn chế nguy cơ bị xử phạt hoặc ảnh hưởng quá trình cấp phép.
Kết luận:
Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm theo cơ chế cũ từng được xác định có thời hạn 01 năm, nhưng đối với nhiều lĩnh vực hiện nay, trọng tâm quản lý đã chuyển sang việc chủ cơ sở tổ chức tập huấn, đánh giá, xác nhận và lưu trữ hồ sơ của nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan quản lý, cập nhật tài liệu theo người lao động thực tế và duy trì hồ sơ trong suốt quá trình hoạt động.
Tư vấn Long Phan cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900 63 63 89 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm có giá trị trong thời hạn bao nhiêu năm
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xin cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm
Nhận xét
Đăng nhận xét